СРО «Союзпроект» успешно завершила внедрение системы электронного архива «ЭТЛАС» версии 7.1 с дополнительным модулем «Поддержка юридически значимой ЭЦП». Установка и настройка системы были выполнены в соответствии с техническим заданием, обеспечивая заказчику надежные и эффективные инструменты для управления документацией.
Современные организации, особенно те, которые работают с проектной документацией, сталкиваются с необходимостью систематизации архивных данных, ускорения документооборота и обеспечения безопасности хранения документов. Внедрение системы «ЭТЛАС» позволило СРО «Союзпроект» оптимизировать процесс хранения и поиска документов, обеспечить юридическую значимость электронных документов посредством ЭЦП, автоматизировать процесс выдачи и учета оригиналов документов, создать структурированную систему доступа к архивным данным, повысить уровень безопасности документации и минимизировать использование бумажного документооборота.
Процесс внедрения включал в себя множество ключевых этапов. Сначала была проведена удаленная проверка бумажного архива и анализ текущих процессов документооборота. Затем произошли консультации с заказчиком для определения оптимальной конфигурации системы. Следующим шагом стало создание учетных записей пользователей и формирование групп с разграничением прав доступа. Важным моментом было построение структуры электронного архива, заведение необходимых справочников и настройка карточек документов. Также установили автоматические правила нумерации и именования документов.
Электронный архив «ЭТЛАС» соответствует современным требованиям к цифровизации документации. Его преимущества включают независимость от зарубежных поставщиков программного обеспечения, полную совместимость с другими системами документооборота, гибкость в настройке и поддержку юридически значимой ЭЦП. Встроенные механизмы защиты данных гарантируют безопасность и конфиденциальность. Кроме того, система позволяет автоматически выполнять рутинные задачи, такие как нумерация и именование документов, упрощая управление документооборотом.
После завершения внедрения сотрудники СРО «Союзпроект» получили удобный инструмент для работы с архивными документами. Это минимизировало риски потери данных, ускорило процесс поиска информации и повысило прозрачность документооборота. В дальнейшем возможна интеграция с другими информационными системами и расширение функционала. Постоянное развитие системы «ЭТЛАС» и регулярные обновления обеспечивают ее актуальность и соответствие современным требованиям. Компания «Этлас-Софт» продолжает совершенствовать решения для цифровизации документооборота.